Deze privacyverklaring beschrijft hoe PratenOnline jouw persoonsgegevens gebruikt die worden verzameld via haar website www.pratenonline.nl (de Website), in het kader van vragenlijstonderzoeken en in verband met haar (online) hulpverlening (de Hulpverlening).

PratenOnline vindt jouw privacy erg belangrijk. PratenOnline vindt het ook belangrijk om transparant te zijn over de gegevens die wij van jou verzamelen en hoe wij deze gegevens vervolgens gebruiken ten behoeve van onze Hulpverlening en – in geanonimiseerde vorm – voor (wetenschappelijk) onderzoek. In deze privacyverklaring lichten wij daarom zo volledig mogelijk toe wat wij met jouw persoonsgegevens doen en waarom. Ook kun je lezen welke rechten je hebt ten aanzien van jouw persoonsgegevens. Als je vragen hebt over de manier waarop wij jouw gegevens verwerken, dan kun je contact met ons opnemen. Onze contactgegevens vind je terug onder “Wie is de verantwoordelijke”.

Als wij deze privacyverklaring wijzigen, zullen wij jou hierover informeren. Wij zullen dit doen door bijvoorbeeld het sturen van een e-mail (voor zover wij jouw e-mailadres hebben) en via een melding op onze Website. De meest recente versie van de privacyverklaring zal op deze Website beschikbaar zijn, samen met een kort overzicht van de belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de vorige versie.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat de gegevens ofwel direct over iemand gaan, ofwel naar deze persoon te herleiden zijn, al dan niet door ze met andere gegevens te combineren.

Er zijn veel soorten persoonsgegevens. Voor de hand liggende gegevens zijn iemands naam, adres en woonplaats. Maar ook telefoonnummers en postcodes met huisnummers zijn persoonsgegevens. Gevoelige gegevens als iemands ras, godsdienst, seksuele voorkeur of (psychische) gezondheid worden bijzondere categorieën van persoonsgegevens genoemd. Deze zijn door de wetgever extra beschermd.

Dat wij jouw persoonsgegevens verwerken, betekent nog niet dat wij weten wie je bent. Vaak weten we alleen dat de informatie betrekking heeft op hetzelfde individu, maar daarmee weten wij nog niet wie de persoon achter het individu is. Je kunt gebruikmaken van onze Hulpverlening zonder dat een van onze medewerkers weet wie je bent (tenzij je ervoor kiest om je naam bekend te maken aan onze medewerkers).

Wie is de verantwoordelijke?

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die wij verzamelen via de Website en onze Hulpverlening is Kenter Jeugdhulp, waaronder PratenOnline valt. Je kunt ons vinden in Santpoort-Noord. Ons bezoek- en postadres is Middenduinerweg 44, 2071 AN Santpoort-Noord.
Wij hebben een Functionaris Gegevensbescherming (de FG) aangesteld. Deze persoon ziet toe op de op de correcte wijze van verwerking van persoonsgegevens binnen PratenOnline. Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens door PratenOnline kun je contact opnemen met de FG via [email protected] en op werkdagen tussen 09.00 - 17.00u via 088-2434343.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Hoe gebruiken wij jouw persoonsgegevens en wat is de juridische grondslag van de gegevensverwerking?

Voor het verwerken van persoonsgegevens hebben wij een doel nodig. Dit doel verschilt per verwerkingsactiviteit. Bijvoorbeeld: persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van de pre-chat, hebben wij onder andere nodig om hulp te kunnen bieden aan jou. Dat is dus een van de doelen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens in verband met de pre-chat.

Wij mogen jouw persoonsgegevens alleen verwerken als wij ons kunnen beroepen op een juridische grondslag voor de gegevensverwerking. Als wij ons niet kunnen beroepen op zo’n juridische grondslag, dan is de gegevensverwerking niet rechtmatig. Voorbeelden van juridische grondslagen zijn:

1. jij hebt toestemming gegeven voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
2. de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij partij bent (bijvoorbeeld een behandelovereenkomst);
3. de gegevensverwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust (bijvoorbeeld de verplichting om medische dossiers bij te houden en te bewaren); en
4. de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van ons of van een derde, maar slechts indien jouw belangen, grondrechten of fundamentele vrijheden niet zwaarder wegen.

Ten slotte is het niet zomaar toegestaan om bijzondere persoonsgegevens van jou te verwerken. Een voorbeeld van bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens met betrekking tot jouw (psychische) gezondheid. Wij mogen zulke gegevens alleen verwerken als wij ons kunnen beroepen op een uitzondering in de wet.

Waar bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren de meeste van jouw persoonsgegevens op servers die zich binnen Nederland bevinden. In ieder geval is ons beleid dat gegevens niet buiten de Europees Economische Ruimte (EER) worden doorgegeven. Alle landen die zich in de EER bevinden, hanteren hetzelfde passende beschermingsniveau van jouw persoonsgegevens als Nederland.

De persoonsgegevens die tijdens het chatten worden gedeeld worden opgeslagen op de servers van onze verwerker Zendesk in de Verenigde Staten. Zendesk is aangesloten bij het EU – U.S. Privacy Shield, waardoor de doorgifte met voldoende waarborgen is omkleed (conform artikel 45 van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming). Meer informatie over het EU – U.S. Privacy Shield kun je hier vinden.

Met wie delen wij jouw gegevens en waarom?

Wij delen jouw persoonsgegevens met verwerkers die op onze instructie en onder onze verantwoordelijkheid een deel van de verwerking van de persoonsgegevens verrichten. Met alle verwerkers hebben wij duidelijke schriftelijke afspraken gemaakt over de manier waarop zij namens ons persoonsgegevens verwerken. Wij zien toe op de naleving van deze afspraken. Verwerkers mogen jouw gegevens niet voor hun eigen doeleinden verwerken en moeten deze vernietigen of aan ons teruggeven wanneer wij daarom vragen.

Verder delen wij persoonsgegevens met toezichthouders, opsporingsdiensten of andere overheidsinstanties als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of in het hieronder beschreven geval.

Net zoals artsen en andere hulpverleners zijn de medewerkers van PratenOnline gebonden aan hun beroepsgeheim. Dit kan niet worden doorbroken, tenzij er sprake is van een zogenaamd “conflict van plichten”. Denk daarbij bijvoorbeeld aan ernstig gevaar dat dreigt voor anderen en dat alleen kan worden voorkomen door derden in te schakelen, bijvoorbeeld een behandelaar of de hulpdiensten. De hulpverlener moet dan afwegen of het gevaar zo groot is dat het doorbreken van het beroepsgeheim in verhouding staat tot het gevaar (proportionaliteit) en dat het gevaar niet met een minder ingrijpend alternatief kan worden afgewend (subsidiariteit). Als wij gegevens van jou hebben (zoals bijvoorbeeld jouw IP-adres), zullen wij deze in uiterste nood (laten) gebruiken.

In absolute uitzonderings- en crisisgevallen kunnen chatgegevens en therapiegegevens met hulpdiensten worden gedeeld.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor wij de persoonsgegevens verwerken. De bewaartermijn kan per doel verschillen.

Wat zijn jouw rechten?

Je hebt het recht om:

• inzage te verkrijgen in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken,
• jouw gegevens te laten rectificeren of te laten verwijderen, 
• beperking van verwerking van jouw persoonsgegevens te vragen, 
• jouw gegevens te laten overdragen (aan een derde) en 
• bezwaar te maken tegen de verwerking. 

De meeste van deze rechten zijn niet absoluut en kun je alleen uitoefenen als je aan de wettelijke voorwaarden voldoet.

Hieronder beschrijven wij jouw rechten in meer detail. Je kunt jouw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar [email protected]. Wij zullen uiterlijk binnen één maand op een verzoek van jou reageren, maar hebben het recht om deze termijn met twee maanden te verlengen (bijvoorbeeld wanneer jouw verzoek erg ingewikkeld is). Als wij de reactietermijn verlengen, dan zullen wij dat jou binnen één maand na jouw verzoek vertellen.

Recht van inzage: Je kunt ons vragen te bevestigen of wij persoonsgegevens van jou verwerken. Als dit het geval is, kun je ons om inzage in die persoonsgegevens vragen. Wij zullen jou dan een kopie verstrekken van de persoonsgegevens die wij verwerken. Rechten en vrijheden van anderen kunnen in de weg staan aan het verstrekken van een kopie van jouw persoonsgegevens. Wij mogen jou vragen om te specificeren op welke informatie of welke verwerkingsactiviteiten het verzoek betrekking heeft.

Recht om (expliciete) toestemming in te trekken: Als de verwerking van jouw persoonsgegevens gebaseerd is op jouw toestemming (zie paragraaf “Wat is de juridische grondslag van de gegevensverwerking?” voor meer informatie) dan heb je altijd het recht om jouw toestemming weer in te trekken. Dit betekent dat wij jouw persoonsgegevens niet langer mogen verwerken voor de doeleinden waar je ons toestemming voor hebt gegeven. Let op: het intrekken van jouw toestemming doet geen afbreuk aan de geldigheid van de verwerking van jouw persoonsgegevens voordat je jouw toestemming introk.

Recht op rectificatie: Je kunt ons vragen jouw persoonsgegevens te corrigeren als deze niet juist zijn. Ook kun je ons vragen om onvolledige persoonsgegevens aan te vullen.

Recht van bezwaar: Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Je hebt dit recht alleen als wij jouw persoonsgegevens verwerken op de grondslag dat dit noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde doeleinden (zie paragraaf “Hoe gebruiken wij jouw persoonsgegevens en wat is de juridische grondslag van de gegevensverwerking?” voor meer informatie).

Wij zullen aan jouw verzoek voldoen en de verwerking staken, tenzij wij:

• dwingende gerechtvaardigde gronden hebben om door te gaan met de verwerking en deze gronden zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden; of
• de persoonsgegevens nodig hebben in verband met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Recht om bezwaar te maken tegen ‘direct marketing’: Verwerken wij jouw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden (het versturen van een nieuwsbrief), dan heb je het recht hiertegen bezwaar te maken. Indien je van dit recht gebruik maakt, zullen wij stoppen met de verwerking van jouw persoonsgegevens voor dit doel. 

Recht op beperking van de verwerking: Je kunt ons verzoeken onze verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken. Als wij aan jouw verzoek voldoen, zullen wij - naast opslag - jouw persoonsgegevens slechts verwerken (i) met jouw toestemming; (ii) voor de instelling, uitvoering of onderbouwing van een rechtsvordering; (iii) om de rechten van anderen te beschermen; of (iv) om gewichtige redenen van algemeen belang voor de Europese Unie of voor een Lidstaat.

Wij zullen de verwerking beperken als:

• jij de juistheid van jouw persoonsgegevens betwist, en wel voor de periode die ons in staat stelt om de juistheid van jouw gegevens te controleren;
• onze verwerking van jouw persoonsgegevens onrechtmatig is en jij je verzet tegen het wissen van jouw persoonsgegevens, en jij in plaats van verwijdering ons vraagt om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken;
• wij de persoonsgegevens niet langer nodig hebben, maar jij ze nodig hebt voor het vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering; en
• jij bezwaar maakt tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons, voor de periode die wij nodig hebben om te beoordelen of onze gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zwaarder wegen dan jouw belangen.

Indien wij de verwerking van jouw persoonsgegevens hebben beperkt, zullen wij jou informeren voordat wij de beperking opheffen.

Recht op verwijdering (‘recht op vergetelheid’): Je hebt het recht jouw persoonsgegevens te laten verwijderen. Dit recht is niet absoluut. Dat wil zeggen dat wij niet altijd verplicht zijn om aan jouw verzoek te voldoen.

Wij moeten jouw persoonsgegevens verwijderen als een van de onderstaande situaties van toepassing is:

• jouw persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld of hebben verwerkt;
• je trekt jouw toestemming in en er is geen andere wettelijke grondslag om de persoonsgegevens verder te verwerken. Dit is alleen van toepassing als wij jouw persoonsgegevens op basis van toestemming verwerken; zie voor meer informatie onder “Hoe gebruiken wij jouw persoonsgegevens en wat is de juridische grondslag van de gegevensverwerking?”;
• je maakt bezwaar tegen de verwerking en wij hebben geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking die zwaarder wegen dan jouw belangen;
• wij hebben jouw persoonsgegevens op onrechtmatige wijze verwerkt;
• om te voldoen aan een wettelijke plicht op grond van het recht van de Europese Unie of Nederlands recht. 

Wij zijn niet verplicht om aan een verzoek tot verwijdering te voldoen voor zover de verwerking van jouw persoonsgegevens nodig is voor onder andere:

• de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
• de nakoming van een wettelijke plicht die is neergelegd in het recht van de Europese of Unie of het Nederlandse recht; of
• het vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

Recht op gegevensoverdracht: Je hebt het recht om jouw gegevens te verkrijgen of deze over te laten dragen aan een derde (als dit technisch mogelijk is). Let op, dit recht heb je alleen wanneer de verwerking is gebaseerd op jouw toestemming of omdat deze noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen jou en PratenOnline, en slechts voor zover de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht.

Als wij aan jouw verzoek voldoen, zullen wij jouw persoonsgegevens verstrekken in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm. Zijn wij van oordeel dat het voldoen aan jouw verzoek tot gegevensoverdracht afbreuk doet aan de rechten en vrijheden van anderen, dan hoeven wij niet aan jouw verzoek te voldoen.

Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthouder: Wij streven er altijd naar om aan verzoeken en eventuele klachten tegemoet te komen. In aanvulling daarop heb je het recht je te wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens met verzoeken en klachten. Als je niet in Nederland woont, kun je ook terecht bij jouw lokale privacy toezichthouder. Daarnaast kun je terecht bij de toezichthouder van de lidstaat waarin je werkt of waar de vermeende inbreuk op de verwerking van jouw persoonsgegevens heeft plaatsgevonden. De gegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG
088 – 1805 250
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om jouw persoonsgegevens te beveiligen. Toegang tot jouw persoonsgegevens is beperkt tot personen die hier noodzakelijkerwijs toegang tot hebben. De Website is beveiligd door middel van een SSL-certificaat (https). Voor online-communicatie gebruikt de hulpverlener een computer die is uitgerust met wachtwoordprotectie, een up-to-date virusscanner, firewall en recente patches voor de software waarmee wij werken. De betrouwbaarheid en de veiligheid van de chatcontacten worden gewaarborgd doordat de chatapplicatie zich binnen een beveiligde omgeving bevindt. Ook onze webservers draaien in een beveiligde omgeving, de chattranscripten worden versleuteld opgeslagen. Onze servers en de data daarop zijn alleen toegankelijk door geautoriseerde personen.